La prise en charge des frais de transport par l'employeur

La loi n° 2008-1330 du 17 décembre 2008 sur le financement de la Sécurité Sociale pour 2009 a élargi et rendu obligatoire pour les employeurs la prise en charge d'une partie du prix des titres d'abonnements souscrits par les salariés pour leur déplacement entre la résidence habituelle et leur lieu de travail.

Ces dispositions entrent en vigueur à compter du 1er janvier 2009.

Elles ont été insérées dans le Code du Travail aux Articles L.3261-2 à L.3261-5 et R.3261-1 à R.3261-16.

Le respect de cette obligation est assorti de sanctions pénales, l'infraction est punie de l'amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe.

Deux types de frais de transport doivent être envisagés :

Les frais de transport collectif (1)

Les frais de transport personnel (2)

1. Les frais de transport collectif

L'employeur a l'obligation de prendre en charge 50 % du coût des titres d'abonnement payés par le salarié sur la base du tarif deuxième classe.

Cette prise en charge s'applique aux titres de transport permettant d'accomplir le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail dans le temps le plus court.

Lorsque le salarié exerce son activité sur plusieurs lieu de travail au sein d'une même entreprise qui n'assume pas le transport entre ces divers lieux et le lieu de résidence habituelle, le salarié peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements.

Pour bénéficier de la prise en charge les salariés doivent :

- Utiliser les transports en commun ou un service public de location de vélos pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail,

- Acheter pour payer ces transports ou services des titres d'abonnement figurant dans l'une des catégories suivantes :

les abonnements multi modo à nombre de voyages illimités ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimités émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l'Article 7 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d'orientation des transports intérieurs

les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limités délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l'organisation professionnelle des transports d'ILE DE FRANCE ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l'Article 7 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982

les abonnements à un service public de location de vélos

L'employeur peut toutefois refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités de frais de déplacement entre sa résidence habituelle et son travail d'un montant supérieur ou égal à la présente prise en charge.

Quant aux modalités de prise en charge, l'employeur doit procéder au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés.

Les titres dont la période de validité est annuelle font l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d'utilisation.

La prise en charge des frais de transport par l'employeur est subordonnée à la remise, ou à défaut à la présentation des titres par le salarié.

Pour être admis à la prise en charge les titres doivent permettre d'identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l'établissement public, la régie, l'entreprise... qui les a émis ou délivré, ou, le cas échéant par la personne chargée de la gestion du service public de location de vélos.

Un accord collectif de travail peut toutefois prévoir d'autres modalités de preuves et remboursement des frais de transport, sans que les délais de remboursement des titres puissent excéder ceux mentionnés.

Lorsque le titre d'abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les nom et prénom du bénéficiaire, une attestation sur l'honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement.

Pour les salariés intérimaires une attestation sur l'honneur adressée à l'entreprise de travail temporaire suffit à ouvrir droit à la prise en charge.

En cas de modification des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l'employeur doit avertir les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

Le montant de la prise en charge des frais de transport doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.

Les salariés à temps partiel employés pour un nombre d'heures égales ou supérieures à la moitié de la durée légale hebdomadaire (35 h) ou conventionnelle si cette dernière lui est inférieure, bénéficient d'une prise en charge équivalente à celle des salariés à temps complet.

Dans les autres cas le salarié à temps partiel bénéficie d'une prise en charge calculée à due proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Concernant le régime social et fiscal de l'avantage consenti, celui-ci est exonéré d'impôt sur le revenu et exclu de l'assiette de calcul des cotisations sociales ainsi que de la CSG et la CRDS dans la limite du montant de prise en charge obligatoire.

2. Les frais de transport personnel

L'employeur peut prendre en charge toute ou partie des frais de carburant engagés pour leur déplacement entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés :

- Dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région ILE DE FRANCE et d'un périmètre de transports urbains définis par l'Article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d'orientation des transports intérieurs,

- Ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par les conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

L'employeur peut prendre en charge dans les mêmes conditions les frais exposés pour l'alimentation des véhicules électriques.

Le bénéfice de cette prise en charge ne peut se cumuler avec celle accordée au titre des frais de transport collectif.

Cette prise en charge n'est qu'une faculté offerte à l'employeur.

Mais si l'employeur prend en charge toute ou partie de ces frais il doit en faire bénéficier selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail l'ensemble des salariés remplissant les conditions mentionnées ci-dessus.

Sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule :

- Les salariés bénéficiant d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge par l'employeur des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule

- Les salariés logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail

- Les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur.

La prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation des véhicules électriques est mise en œuvre :

- Soit par accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise pour les entreprises tenues de constituer une ou plusieurs sections syndicales

- Soit pour les autres entreprises par décision unilatérale de l'employeur après consultation du comité d'entreprise ou à défaut des délégués du personnel s'il en existe.

L'employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge, qu'il recueille auprès de chaque salarié bénéficiaire qui les lui communique.

En cas de changement des modalités de remboursement l'employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.

Les salariés à temps partiel employés pour un nombre d'heures égales ou supérieures à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle si elle est inférieure, bénéficient d'une prise en charge équivalente à celle des salariés à temps complet.

Dans les autres cas le salarié bénéficie d'une prise en charge calculée à due proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Cette prise en charge ouvre droit à des avantages fiscaux et sociaux :

- L'avantage résultant de la prise en charge par l'employeur des frais de carburant ou des frais pour l'alimentation des véhicules électriques est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite de la somme de 200 € par an et par salarié

Dans cette même limite les sommes ainsi versées par l'employeur sont exonérées de toute cotisation d'origine légalement ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi.

Cet article a été écrit par Emmanuel Durand
Emmanuel DurandEmmanuel Durand

Emmanuel Durand, 52 ans, exerce depuis 27 ans à Nimes

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